GUÍA PARA GESTIONAR EL TIEMPO DE TRABAJO (1ª parte)

Gestión del tiempo de trabajoLa gestión del tiempo en el trabajo:

Todos tenemos a menudo la sensación de que no estamos gestionando nuestro tiempo de la mejor forma posible.

A veces es más que una sensación y realmente hay muchas cosas que puedes hacer de otra forma para ser más eficaz en tu puesto.

Aprender qué puedes hacer para mejorar tu forma de trabajar es relativamente sencillo, y aquí te voy a explicar paso a paso una guía para diagnosticar tu situación y cambiar tus resultados.

Sin embargo déjame que te avise, muchas veces no se trata de saber qué podemos hacer de otra forma, de lo que se trata es de hacerlo.

Muchos de mis clientes de coaching con los que trabajo a gestión del tiempo lo saben por su propia experiencia. Encontrar respuestas es relativamente sencillo.

S3 pasos imprescincibles de gestion de tiempouperar los miedos a hacer las cosas de forma diferente y convertirlas en un hábito es el verdadero reto.

Se trata de pensar, planificar y organizar el tiempo de forma metódica todos los días, semanas y meses.

En esta serie de 3 post planteo una COMPLETA GUÍA de las acciones a realizar para hacer gestionar eficazmente el tiempo en el trabajo:

 Paso 1: conocer los datos esenciales

gestion de tiempo paso 1Lo primero que les digo a mis clientes es que para gestionar de forma eficaz su tiempo de trabajo necesitamos un punto de partida. Datos reales y objetivos sobre lo que está sucediendo de verdad:

  1. De cuánto tiempo dispones diariamente
  2. Cuáles son las funciones esenciales de tu puesto de trabajo: un comercial deberá vender, un gerente planificar y dirigir,…
  3. Cuáles son los objetivos de tu puesto de trabajo y las actividades que se derivan de ellos
  4. Cuáles son las tareas que haces de forma repetitiva: a diario, semanalmente, mensualmente,…
  5. Cuáles son las tareas pendientes a las que tienes que responder

Veamos de forma sencilla cada una de estas informaciones.

1.- De cuánto tiempo dispones diariamente:

No es lo mismo gestionarse para una jornada de 8-10 horas que disponer de 4.

Y esto no tiene que ver únicamente con la hora de entrada y de salida, también del número de reuniones que tengas planteadas ese día, de las citas, …

Que no es que no sean trabajo, pero es un tiempo que ya está planificado y con el que no vas a poder contar a la hora de organizarte.

2.- Cuáles son tus funciones esenciales:

Son aquellas actividades que son la razón de ser de tu puesto de trabajo.

Si, por ejemplo, eres jefe de laboratorio, dentro de tus funciones estará la gestión de las personas que trabajan en el laboratorio, el desarrollo de protocolos de uso y mantenimiento de las máquinas, la supervisión de los análisis realizados…

Son las tareas que no puedes dejar de hacer, porque son la esencia del puesto. El para qué de tu trabajo.

3.- Cuáles son los objetivos y actividades derivadas de ellos:

Los objetivos pueden venir impuestos desde la organización o provenir de uno mismo.

Nos referimos a objetivos de:

  • consecución de logros (aumentar las ventas un 10% respecto al año pasado),
  • mejoras del propio puesto (implementar un nuevo sistema de gestión),
  • objetivos respecto al funcionamiento del equipo de trabajo (aumentar la motivación del equipo, mejorar la comunicación en la empresa,…).

En cualquier caso las actividades que derivan de objetivos son, lógicamente, muy importantes, y esto es necesario tenerlo en cuenta a la hora de gestionar mi jornada, porque si no, desgraciadamente, estos temas suelen ser los que se va quedando siempre atrás en el día a día.

4.-  Cuáles son las tareas que realizas de forma repetitiva:

Si todos los viernes tienes que entregar el informe X, o todos los miércoles haces pedido,… estas actividades las organizas y las planificas dentro de la semana para que no se olviden.

Muchas actividades de las que realizas habitualmente pueden sistematizarse en tareas repetitivas. Su sistematización te permitirá tenerlas controladas para que no se conviertan en urgencias.

5.- Tareas pendientes a las que responder:

Actividades que no son objetivos de trabajo ni haces habitualmente pero que debes realizar igualmente. Aquí entraría desde comprar un nuevo armario hasta escribir un informe excepcional pedido por un superior. Investigar un asunto para dar respuesta a una pregunta de un cliente,…

Cualquier actividad que no entra en los grupos anteriores pero que igualmente hay que realizar.

Información vital para cualquier gestionar el tiempo de trabajo

Aún sin haber comenzado a gestionar tu tiempo de trabajo, el hecho de realizar este primer paso ya te va a suponer un cambio importante.

Tendemos a trabajar sin plantearnos realmente cuál es el para qué del trabajo, sin plantearnos los objetivos y su importancia y esto hace que nos dejemos llevar por la rutina del día a día.

Lo que se va quedando atrás por falta de tiempo suelen ser las mismas cosas: lo que realmente importa a largo plazo, pero no es urgente a corto.

Así que adelante. Siéntate y haz este ejercicio.

Te ordena la cabeza y te abre la posibilidad del cambio en la gestión. Mi sugerencia es que no sigas adelante con la guía hasta que no lo hayas reflexionado.

En próximos post (y una vez que tengas las listas hechas), hablaremos sobre cómo manejar esta información!

Por cierto, si en tu vida personal también tienes falta de tiempo, este ejercicio sirve exactamente igual. Así que siéntate con papel y boli y párate a pensar.

Y no cometas el mayor error de todos, pensar que no tenemos tiempo para pensar cuando nos falta el tiempo es tirar piedras sobre nosotros mismos.

Sólo reflexionar te va a hacer comprender dónde se te escapa ese tiempo tan necesario para VIVIR.!

Hemos ayudado a muchos clientes a gestionar su tiempo ¡Si necesitas ayuda, contactanos!

4 comentarios Comente algo!

[…] Paso 1: conocer los datos esenciales: en este primer artículo vimos la importancia de tener las ideas claras y saber cuáles son las actividades que tengo que gestionar en el tiempo que tengo disponible. […]

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Patricia Matilde
15 julio, 2014 22:11

EXELENTE

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Gracias 😉

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