Cuadrante de Eisenhower o cómo priorizar entre lo importante y urgente

¿Qué es el cuadrante de Eisenhower?

El cuadrante de Eisenhower es una herramienta simple y práctica para priorizar de forma rápida las tareas, en función de su importancia e urgencia.

Su nombre viene del 34 presidente de los Estados Unidos Dwight Eisenhower, hombre muy atareado, y se remonta a los años 50.

En la actualidad, esta matriz sigue en vigor porque te permite tener una base clara a la hora de priorizar tus actividades, si bien se puede complementar con otras técnicas en función del nivel de energía, del tiempo disponible, del lugar dónde te encuentres (oficina, casa, calle..).

Para gestionar mejor tu tiempo de trabajo, primero necesitas definir claramente entre lo que es importante y lo que es urgente.

Qué es una tarea importante

Una tarea importante es aquella cuyo resultado de hacerla o no hacerla es relevante para ti.

Lo que significa, para empezar, que la importancia de una tarea es algo totalmente subjetivo, en función de tus valores, de los objetivos que tengas o te impongan, de las consecuencias positivas o negativas que tenga…

En tu puesto de trabajo, tus tareas importantes serán las funciones esenciales de tu puesto, aquello por lo que te han contratado y que son tu responsabilidad. Estas actividades son las que debes anteponer respecto a otras «menos importantes». ¿Quieres saber más sobre gestión de tiempo? 

Una de las principales razones por las que gestionamos mal nuestro tiempo, es que perdemos el foco en lo importante, y pasamos nuestra jornada haciendo actividades que pueden resolver otras personas, o respondiendo a tareas cuya importancia respecto a su resultado en el negocio (o en la vida) son muy inferiores a las que hemos dejado de hacer.

Por ejemplo: para una persona puede ser una función esencial buscar clientes, y en vez de dedicar tiempo a la labor comercial directa (que te puede producir incomodidad y dar más pereza) se dedica a poner bonito el dossier de servicios y trabajar horas y horas sobre él sin dar un paso adelante.

Otro ejemplo bastante común: el técnico que han ascendido en un equipo, pero que sigue resolviendo los problemas técnicos (que es en lo que se siente seguro), en vez de delegarlos y dedicarse a realizar las labores de liderazgo, planificación y organización que le corresponden, y que nadie va a hacer en su lugar.

Otro ejemplo más personal: para una persona una tarea importante puede ser visitar a sus padres o pasar tiempo con sus hijos, mientras que para otra persona será algo secundario.

Qué es una tarea urgente

Tan fácil como esto: la urgencia es una cualidad asociada al tiempo.

Una tarea es más o menos urgente en función de dos factores:

1. el tiempo que se necesitas para realizarlo.
2. el tiempo que tienes disponible hasta su fecha límite.

Por ejemplo, si tienes que entregar un informe para la semana que viene y el tiempo que necesitas para realizarlo es de media hora, esta tarea será mucho menos urgente que si, con la misma fecha limite, el tiempo para su ejecución es de 30 horas. Lógico 😉

Una vez aclarados estos dos conceptos vamos a ver como el cuadrante de Eisenhower te puede servir para ubicar cada tarea en función de su importancia y urgencia y ayudarte a decidir de forma sencilla.

Los 4 tipos de tareas del cuadrante de Eisenhower.

Existen 4 tareas en función de su importancia y urgencia:

1. Tareas que son importantes, cuyo resultado tiene relevancia en tu trabajo o en tu vida, y también son urgentes, por lo que su plazo de finalización es escaso.
2. Tareas que son importantes y que son no urgentes, porque no tienen fecha límite o porque está lejana en el tiempo.
3. Tareas que son no importantes, y por lo tanto el resultado de hacerlo o no hacerlo tiene pocas consecuencias (o ninguna), y si son urgentes.
4. Tareas que son no importantes y no urgentes.

Cómo actuar en función del cuadrante de Eisenhower donde ubiques la tarea.

Y aqui es donde viene la importancia de esta matriz. Una vez sepas en cuál de los 4 cuadrantes de la matriz se situan las tareas que tienes que realizar, es más fácil que tomes mejores decisiones sobre lo que hacer con ellas.

Veamos las 4 decisiones claves del proceso:

1- Importantes y Urgentes: lo primero es lo primero. Aquellas actividades que son importantes y urgentes son las que hay que priorizar en primer lugar.

Tienes que hacerlas cuanto antes, dándole absoluta prioridad. No hay nada más importante y actuarás en consecuencia.

Este tipo de tareas son por ejemplo: una avería que paraliza la producción, un proyecto de vital importancia cuya fecha de entrega es inminente…

En este primer cuadrante no sueles tener problemas al decidir. Cuando aparece una actividad de este tipo es como una inundación, dejas todo de lado para atenderlo.

2- Importantes y NO Urgentes: Es el segundo tipo de actividades que debes atender.

Es necesario prestar especial atención a este bloque porque suele ser el punto más débil de una buena gestión del tiempo.

Lo que tendrías que hacer con este tipo de tareas es planificarlas (poniendo tus propias fechas límites) y agendarlas. Al no ser urgentes tendemos a dejarlo siempre para después, procrastinando, sin que se realicen.

Suelen ser actividades relacionadas con objetivos que no son supervisados por terceras personas.

Ejemplos: formarte (o formar a otros) en temas que te interesan, pensar en mejorar procesos y procedimientos,…

3- NO Importantes y Urgentes: los ladrones de tiempo

Son las actividades conocidas como «ladrones de tiempo», interrupciones, peticiones de terceras personas (clientes, proveedores, colaboradores…) que NO son importantes para tus objetivos y te rompen la concentración y /o te desvían de la tarea.

Siempre que sea posible intentarás dejar la responsabilidad en terceras personas, delegarlas, automatizarlas, reducir su tiempo de ejecución y eliminarlas en lo posible.

Muchas de estas actividades las puedes reducir anticipándote y planificando soluciones con antelación.

Ejemplos de estas actividades son: documentación o información que alguien necesita y tu les puedes facilitar, personas que necesitan preguntarte todo antes de dar un paso adelante, reuniones a las que eres convocado y en las que no se necesita tu presencia o sólo para una parte de la reunión…

4- NO Importantes y NO Urgentes: estás perdiendo el tiempo.

Son actividades que directamente son una pérdida de tiempo.

No te acercan a lo que debes y/o quieres hacer y tampoco tienen una fecha límite que cumplir.

La mejor opción es retirarlas de nuestro tiempo y enfocarse en los otros 3 tipos de actividades.

Ejemplos de este tipo de actividad son, en muchas ocasiones, las redes sociales, actividades que se hacen «porque siempre se han hecho asi» pero que no aportan valor, entretenimientos para «descansar», la queja sobre una determinada situación…

Ventajas de utilizar el cuadrante de Eisenhwer

La principal ventaja es que te permite analizar rápidamente cada tipo de actividad que tienes que realizar. Los pasos para trabajar con la matriz de Eisenhower son:

1. Organizar las actividades en función de su importancia
2. Organizar las actividades en función de su urgencia
3. Ubicar las actividades en la matriz (dentro de cada cuadrante pueden tener diferentes niveles de importancia y urgencia)
4. Priorizar las actividades a realizar.
5. Tomar decisiones de ejecución rápidas según las pautas de la matriz.
6. Es una herramienta viva que vas alimentando a tiempo real. Puedes priorizar en cada momento entre las actividades que van surgiendo y las que tenias planificadas.

Dificultades en el uso del cuadrante de Eisenhower

En su sencillez está también su dificultad.

Puede resultar complicado priorizar entre varias actividades que están en el mismo cuadrante.

Un exceso de actividades Urgentes y NO Importantes te llevan a actuar apagando fuegos, lo que no te permite trabajar de forma eficaz las actividades Importantes y NO Urgentes.

Esto crea una bola de nieve que hace que las actividades Importantes y NO Urgentes, pasen a no realizarse nunca o, por el contrario, a convertirse en actividades Importantes y Urgentes que impidan prestar atención a nada más.

Siendo el cuadrante de Eisenhower una matriz extremadamente sencilla, el proceso de ponerla en marcha requiere de cambios a varios niveles, que suelen necesitar de tiempo y perseverancia:

• reconocer las actividades importantes
• aprender a manejar correctamente la planificación y la agenda
• definir los objetivos profesionales y personales.
• mejorar los procesos de realización de ciertas actividades: eliminar, reducir, mejorar, automatizar…
• aumentar la asertividad en las relaciones con terceras personas.
• anticipar problemas derivados de las urgencias y gestionarlos adecuadamente.

¿Quieres conocer más claves de gestión de tiempo?

El cuadrante de Eisenhower ideal

La situación ideal que nos sugiere el uso del cuadrante de Eisenhower, es la siguiente:

• El cuadrante No Importante y NO Urgente es casi nulo, has sido capaz de eliminar o reducir lo máximo posible aquellas actividades que no dan valor.
• Las actividades Urgentes NO Importantes también se ven reducidas, ya que mediante la anticipación, la delegación, la automatización de tareas… consigues tenerlas a raya.
• Las actividades Urgentes e Importantes también bajan. Permanecerán aquellas que no son fáciles de anticipar. Has conseguido llevar un control en la ejecución de las tareas importantes no urgentes que impide que se conviertan en urgentes, inundando tu agenda.
• El cuadrante que debería ampliarse, por lo tanto, es el de las actividades importantes y no urgentes, que por medio de planificación y generación de fechas limites propias dejas de procrastinar y te permite estar centrado en tus funciones esenciales, aquellas que te llevan de forma más directa a mejorar resultado y/o satisfacción profesional y personal.