Segunda parte de la guía para gestionar el tiempo de trabajo: Planificar

Este es el segundo de una serie de 3 post , que son una GUÍA COMPLETA para gestionar el tiempo de trabajo y mejorar la productividad personal.

En esta guía expongo los 3 pasos que necesitamos realizar para gestionar el tiempo de trabajo de una forma sencilla y eficaz:

• Paso 1: conocer los datos esenciales (post anterior)
• Paso 2: la planificación. Pensar, organizar y priorizar
• Paso 3: de dónde sacar el tiempo que me falta

En el primer paso «Conocer los datos esenciales», expongo que antes de ponernos a planificar y gestionar el tiempo, necesitamos conocer la siguiente información:

• De cuánto tiempo dispones
• Cuáles son los objetivos del puesto de trabajo y las actividades que se derivan de ellos
• Cuáles son las funciones esenciales del puesto de trabajo
• Cuáles son las tareas repetitivas del puesto: a diario, semanalmente, mensualmente,…
• Cuáles son las tareas pendientes a las que hay que responder

Ahora tienes que decidir qué hacer con toda esta información que has generado. Vamos a ello.

Poner fecha límite a las actividades.

Una fecha límite nos indica el momento en que la actividad tiene que estar terminada.

Tenerlo claro es un  paso esencial para gestionar el tiempo correctamente, ya que al definirlas evitamos caer en el hábito de la procrastinación, que tanto daño nos hace.

En muchas de las tareas que tenemos que realizar la fecha límite viene impuesta bien desde la organización o por plazos de entrega, subvenciones, ayudas, impuestos,…

Otras veces las definiremos nosotros en base a su importancia, el tiempo que necesitamos dedicarle y su urgencia.

Las fechas límites deben estar definidas para:

• la lista de objetivos (y actividades derivadas)
• las funciones esenciales
• las tareas pendientes

En cuanto a las tareas repetitivas lo que haremos es definir su frecuencia (cada cuanto tiempo realizarlas): semanal, quincenal, mensual,…

Organizar las tareas según su importancia y urgencia

Para gestionar el tiempo de trabajo, es necesario que definas claramente que es importante y urgente.

Para ello nos puede venir bien recordar la diferencia entre una y otra cosa trabajando el cuadrante de Eisenhower.

1. A la hora de planificar la semana, lo primero es lo primero. Aquellas actividades que son importantes y urgentes son las que hay que priorizar en primer lugar. Hay que hacerlas cuanto antes y si no es posible hacerlo ya, hay que planificarlo para los días posteriores dándole absoluta prioridad. No hay nada más importante y actuaremos en consecuencia.
2. En segundo lugar deberemos planificar el tiempo para trabajar las actividades importantes no urgentes. Es necesario prestar especial atención a este bloque. Si recordáis este suele ser el punto más débil de una buena gestión del tiempo, ya que al no ser urgentes tendemos a dejarlo siempre para el final, y va pasando el tiempo sin que se realicen. Suelen tener que ver con la lista de objetivos, sobre todo los que nos planteamos de forma personal y no son supervisados por terceras personas.
3. En tercer lugar realizaremos las actividades urgentes pero no importantes. Aunque en este caso, siempre que sea posible intentaremos que se deleguen y se hagan lo antes posible.
4. Tal y como vemos en el cuadrante, aquellas actividades que no son ni importantes y urgentes, mejor tirarlas a la basura y no dedicarles nuestro tiempo.

¿De qué información dispongo ahora?

• Los objetivos del puesto de trabajo y las actividades que se derivan de ellos ordenados según importancia y urgencia:
  • el objetivo de mejora de la comunicación en el equipo seguramente será más o menos importante y urgente según cuánto afecte a la hora de trabajar.
  • el objetivo de realizar los protocolos de funcionamiento de los equipos será (con casi total seguridad) importante y su urgencia dependerá de la fecha límite que me imponga el departamento de calidad.
  • formarte en el uso de un nuevo equipo será importante o no dependiendo de si lo puedes delegar. Su urgencia dependerá de cuándo se vaya a adquirir (no es lo mismo que llegue la semana que viene que dentro de 8 meses)
• Las funciones esenciales del puesto de trabajo ordenados según su urgencia. Las funciones esenciales por su propia naturaleza serán siempre importantes, ya que son la razón de ser del puesto
  • Por ejemplo, si eres comercial hacer la prospección de clientes, las llamadas a clientes potenciales, las visitas, el presupuesto, el seguimiento y el cierre de la venta son funciones esenciales y todas ellas importantes. Pero su urgencia será mayor cuanto más cerca estés del final del proceso. Por ejemplo en este caso, siempre priorizaremos el cierre de la venta a una llamada a un cliente potencial!!!!!
• Las tareas repetitivas del puesto ordenadas según su urgencia: ocurre igual que en el bloque anterior. De hecho estas tareas son mayoritariamente las funciones esenciales que hacemos de forma repetitiva.
• Las tareas pendientes a las que hay que responder ordenadas por importancia y urgencia:
  • Devolver un e-mail con una información requerida no tendrá la misma importancia ni urgencia dependiendo del tipo de información, de quién la necesite o para que sea necesaria.

Y además, para cada actividad, debes establecer una fecha límite que te ayudará a definir mejor su urgencia.

Hora de planificar:

Esta es la actividad más importante para una gestionar el tiempo de trabajo de forma exitosa: el momento en el que decides cómo organizar tu agenda en base a todo el trabajo realizado anteriormente.

Según lo bien o mal que hayas definido tus actividades, sus importancias, urgencias y establecido las fechas límite, la calidad del resultado será mejor o peor.

Planificando la semana:

El primer paso es definir las actividades importante y urgentes y darles prioridad frente al resto de actividades. Y mantener esta prioridad frente a urgencias menos importantes que vayan surgiendo en el día a día, frente a la pereza y la tendencia a dejar lo que no me apetece hacer para más tarde

La planificación consiste en decidir qué tiempo le dedico a cada actividad y cómo lo priorizo.

Estos son los pasos:

1. Define en la agenda un tiempo no inferior al 30-40% para cubrir tus objetivos y funciones esenciales (dentro de las cuales incluiremos las actividades repetitivas) y dales la misma importancia que si tuvieras una cita con tu cliente más importante. La elección de una u otra actividad dependerá de su urgencia, importancia y fecha límite. Tienes que asegurarte que al terminar el día estas actividades se han realizado al 100%.
2. Deja huecos entre estas actividades, para no tener la sensación de no llegar y tener margen para manejar los imprevistos que pueden aparecer cada día.
3. Define un tiempo del 30-40% (que sume un 70% con el primero) para ir rellenando el día con las actividades de tu lista de tareas pendientes, priorizadas por importancia, urgencia y fecha límite y con actividades de menor importancia o urgencia de las listas de objetivos y funciones esenciales.

¿Fácil, no?

Como veis, dentro de las actividades necesarias para gestionar el tiempo de  trabajo, priorizar no es lo difícil. Lo complicado es partir de una buena información de base y tener las ideas muy claras. Y, por supuesto, tener como actividad prioritaria el tiempo de pensar y planificar para ir ordenados y conseguir alcanzar mis objetivos.

Tal como vimos en el post anterior, estos mismos pasos sirven si lo que queremos es planificar y gestionar el tiempo personal!

Adelante, ya queda menos. En el siguiente post veremos qué hacer si te falta tiempo para hacer todo lo que has definido!

Hemos ayudado a muchos clientes a gestionar su tiempo ¡Si necesitas ayuda, contactanos!