GUÍA PARA GESTIONAR EL TIEMPO DE TRABAJO (3ª y última parte)

procrastinarTercer paso para gestionar el tiempo de trabajo: ¿Dónde consigo el tiempo que me falta?

Este es el tercero y último post de la COMPLETA GUÍA para gestionar el tiempo de trabajo. En los dos anteriores hablamos sobre:

En este último artículo veremos de dónde podemos sacar el tiempo que tanto necesitamos para cumplir con lo planificado.

La sensación de falta de tiempo:

La mayor dificultad de una buena gestión del tiempo es justamente, que no puedes disponer de todo el que necesitas.

Una vez que tienes claro lo que tienes que hacer, lo habitual es que te des cuentas de que no eres capaz de cumplir con tu planificación porque el tiempo se te va y no sabes dónde.

¿Tienes alguna vez la sensación de que no has hecho nada en todo el día pero no has parado? ¡Bienvenido al club! Esto es algo desgraciadamente habitual. Veamos qué podemos hacer.

Dónde conseguir el tiempo:

Uno de los momentos más duro del cambio de metodología para gestionar el tiempo de trabajo es cuando te das cuenta de una ley universal: para que algo entre otra cosa tiene que salir.

O, lo que es lo mismo, para conseguir el tiempo para realizar las actividades que he definido como prioritarias en mi día, debo dejar de hacer algo de lo que hacía antes (y que, obviamente, no eran estas actividades).

Actividades que me permiten «ganar» tiempo:

1.- Eliminar o reducir lo más posible interrupciones o imprevistos:

Las interrupciones y los imprevistos son una fuente enorme de pérdida de tiempo. No sólo por el tiempo que pierdes en la propia interrupción, también por el tiempo que necesitas para volver a concentrarte en lo que tenías entre manos.

En este apartado hay que prestar atención, porque:

Tendemos a pensar que las interrupciones siempre vienen de terceras personas pero no siempre es así, existen muchas internas, producidas por nosotros mismos.

Piensa en el número de veces que empiezas una actividad y paras porque de repente te acuerdas de otra cosa que tenías que hacer, o porque te entra una llamada poco importante te pones o chequear el mail,…

Acciones que en si mismas no suponen mucho tiempo pero que si a lo largo de la jornada suceden 20, 30, 40 veces hacen que sea prácticamente imposible sacar adelante ningún tipo de trabajo.

¿Sabrías decirme cuántas interrupciones hay a lo largo de tu día laboral? ¿De quién provienen? ¿Cuántas son REALMENTE inevitables? ¿Cuántas se pueden gestionar de otra forma?

Reducir las interrupciones y las actividades imprevistas es la clave principal para conseguir el tiempo que necesito, ganar en eficacia, en concentración, en orden y organización

2.- Eliminar alguna tarea o reducir el tiempo que se le dedica:

Pregúntate si es necesario hacer todo lo que haces.

Puede ocurrir que haya tareas que se realizan porque «siempre se ha hecho así» pero no tienen ya razón de ser (tal vez si cuando se originaron).

O tareas que, aunque no se pueden eliminar, si se pueden gestionar de una forma diferente reduciendo el tiempo de actuación.

El problemas es que no nos paramos a reflexionar en la forma más eficaz de hacer un mismo trabajo.

Solemos trabajar por rutinas, como autómatas haciendo una y otra vez lo mismo de la misma forma, aunque sea una pérdida de tiempo.

3.- Delegar:

Una labor prioritaria que te permite conseguir el tiempo que necesito para otras actividades.

Identifica qué puedes delegar, a quién puedes hacerlo y define el cómo hacerlo mediante un plan de delegación.

Si no tienes práctica a la hora de delegar, asegurate de hacerlo de la forma correcta y que la delegación sea exitosa

Delegar es una de las actividades más importantes de un directivo o mando intermedio. Cuidado con tener la necesidad de controlar y hacerlo todo por ti mismo, casi con toda seguridad tendrás un gran problema con tu horario de trabajo.

A veces pensamos que no tenemos posibilidad de delegar, por ejemplo si eres un autónomo, pero si lo analizas bien, seguramente podrás contar con servicios de terceros ajenos a tu empresa para hacer labores que estás haciendo tu con un coste elevado de tiempo y que te impiden centrarte en tu verdadero negocio.

4.- Meter más horas:

Esto es una decisión personal. Yo siempre incido en la necesidad de plantear primero todo lo anterior antes de tomar la decisión de trabajar más horas, porque para mi la vida profesional y la personal deben estar en equilibrio.

Si tu decisión es trabajar más horas que sea algo realmente inevitable, pero no por la opinión de otros ni por una mala gestión personal.

Si puedes ser más eficaz y gestionar mejor tu tiempo, dedica el resto de tus horas a lo que más te apetezca. Pero esto, por supuesto, no es más que mi opinión personal!

Identificar los errores en la gestión del tiempo

¿Quieres saber cómo mejorar?

Puede ser que sepas que no te gestionas bien, pero no tengas claro dónde cometes los mayores errores, o dónde puedes hacer algo diferente.

El primer paso es saberlo, así que coge papel y lápiz y durante dos semanas escribe TODO, absolutamente todo lo que haces a lo largo del día. Esta herramienta es muy muy muy eficaz, lo importante es que seas constante al hacerlo y totalmente sincero.

Una vez que tengas los datos objetivos (no tus percepciones subjetivas, que suelen ser muy diferentes) analizalo y verás con claridad a qué dedicas tu tiempo, cuantas interrupciones tienes, cuanto tiempo dedicas a cada actividad,…

Y esto es todo por ahora.

Estos tres artículos son un acercamiento a la gestión del tiempo, que es un tema complejo y muy amplio. Si piensas que necesitas un apoyo porque se te hace muy complicado, ponte en contacto y veremos la mejor forma de trabajar juntos!

Hemos ayudado a muchos clientes a gestionar su tiempo ¡Si necesitas ayuda, contactanos!

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