¿Qué es la productividad personal?

Existen muchas formas diferentes de entender el concepto de productividad personal. En mi opinión tiene que ver con tener un sistema que te sea útil en tu toma de decisiones. 

¿Por qué en la toma de decisiones? Porque si hay una idea que considero esencial al hablar de productividad es esta:

Conclusión lógica: estamos constantemente tomando decisiones, nos demos cuenta o no. Y la suma de estas decisiones es lo que te acerca o aleja de aquello que realmente te importa.

¿Te has parado a pensar cómo tomas tú estas decisiones?

Que decidas hacer una actividad u otra en función de tus apetencias del momento, o de las exigencias de otras personas, o simplemente con la mirada puesta en el corto plazo, genera diferentes resultados. Y no siempre los deseados.

Tener tu propio sistema de productividad personal, te asegura que pones foco en lo que quieres conseguir y que lo vas a ejecutar de una forma adecuada en tiempo y forma.

La eficacia: identificar qué quieres

A muchas personas les ocurre que tienen la sensación de trabajar sin descanso.

De que no paran a lo largo del día.

Y, sin embargo, no avanzan.

Pueden pasar semanas, meses, incluso años pero se mantienen en el mismo lugar. Sin alcanzar lo que realmente desean.

SER EFICAZ es tener claro lo que quieres conseguir y priorizarlo de forma adecuada.

Para ello necesitas parar y pensar. 

• Primero en el QUÉ ¿Qué quieres conseguir en la vida? ¿Quién quieres ser? ¿Qué objetivos necesitas alcanzar para llegar a tener la vida que quieres? 
• Y, luego en el CÓMO: ¿Cuáles son las acciones y tareas que vas a realizar para alcanzar estos objetivos? ¿Cómo vas asegurar que las priorizas frente a todo lo demás? ¿Qué cosas puedes dejar de lado?

Al responder a estas preguntas, creas un mapa para tu vida personal y profesional. 

¿Y cómo responder a las preguntas sobre que es lo que quieres?

La verdad es que eso depende. Según mi experiencia, en muchos momentos de la vida no es nada sencillo. P

ara mí, durante muchos años, han sido preguntas sin una respuesta clara, y he necesitado tiempo y trabajo personal para poder responder a ellas. Sin embargo, en mi entorno, hay personas que viven con el foco muy claro de lo que quieren.

Luego, por supuesto, existen herramientas que te pueden ayudar, como la rueda de la vida, que ya está explicada en este blog, y que te invito a probar.

Pero todo pasa por mirarte dentro, conocerte, saber lo que de verdad te importa y querer dar los pasos para conseguirlo.

Y, una vez identificado, llega el segundo punto importante dentro de la eficacia, asegurar que tu día a día está enfocado de forma adecuada sobre estas líneas de acción. Necesitas tener un sistema bien definido a la hora de priorizar lo que de verdad te importa y una buena planificación para pasar del deseo al objetivo y del objetivo a la acción. 

Pongamos un ejemplo concreto: definir la eficacia para tener tu propio sistema de productividad personal

Marta, una de mis clientas, reflexionaba en la sesión de la semana pasada sobre qué le gustaría conseguir, y decidió que quiere tener un buen sistema de productividad personal, porque eso le va a servir como palanca para obtener bienestar, reducir su estrés e incertidumbre, y alcanzar muchas de las metas que ahora no consigue por falta de tiempo. 

Así que siguiendo su ejemplo, pongamos que tu objetivo es tener tu propio sistema de productividad personal, con una adecuada gestión de tareas y acciones para final de este año.

Es la hora de priorizar:

Sabes que según el cuadrante de Eisenhower, lo que viene de este objetivo es importante pero no urgente, por lo que para poder alcanzarlo decides poner tus propias fechas límites e hitos bien definidos, y planificar y agendar cada semana 2,5 horas para llevarlo a cabo, anteponiendo esto al resto de tareas pendientes.

Ya tienes bien definida la eficacia. Pero no has terminado…

La eficiencia: cómo alcanzar los resultados con los menos recursos posibles.

Ahora viene la segunda parte. Por muy claro que tengas lo que quieres conseguir, tienes unos recursos limitados. El día tiene 24 horas, tu energía se va gastando y, en general, no somos millonarios.

Así que, esta segunda pata de la productividad personal, la eficiencia, se basa en enfocarse en cómo conseguir lo que deseas encontrando la fórmula más fácil, más económica, más simple, más directa…

Aquí las dificultades que surgen son de los más variadas.

• Desde el “esto siempre se ha hecho así” que bloquea la posibilidad de encontrar formas mejores de hacerlo con un resultado similar,
• a la autoexigencia y el perfeccionismo que nos impiden cerrar las tareas si no están con un alto grado de calidad, que a veces es innecesario.
• Interrupciones, falta de concentración, procrastinación, imprevistos… Son muchos los factores que hacen que se reduzca nuestra eficiencia.

Seguimos con el ejemplo de arriba: la eficiencia en tu sistema de productividad personal

El objetivo está claro, tener tu sistema de productividad personal, pero… si eres como muchas de las personas que me llaman para trabajar en su gestión del tiempo, te puede ocurrir lo siguiente:

• Estás la mayor parte del tiempo enfocado a tareas que, si bien pueden ser interesantes, no te producen resultados todo lo rápido que a ti te gustaría. Por ejemplo, puedes sentir que necesitas aprender sobre productividad, y te devoras un libro tras otro, sin poner nada en práctica, o buscas la herramienta perfecta de productividad, por lo que pasas las horas probando cada cosa que sale al mercado, sin encontrar la que de verdad te convence. 
• O también puede ser que para tomar apuntes y hacerte esquemas de lo más importante necesites hacerte una plantilla en 7 colores, con escuadra y cartabón, y las letras perfectamente alineadas, dedicando más tiempo al diseño que a lo que de verdad necesitas, que es estructurar las ideas.
• O, incluso, eres de los que tiene claro lo que vas a hacer las próximas dos horas, pero te vienen cosas a la cabeza que son más urgentes (o más fáciles, o más entretenidas…), y para cuando te das cuenta, ese tiempo ya ha volado.
• Y, por supuesto, también te puede pasar que una vez que te sientas a trabajar sobre tu sistema, te empiezan a llegar mails que vas respondiendo, o te acuerdas que tenias que llamar a tu compañera para decirle algo urgente, o te enredas en internet, llegando a tener 10 pestañas abiertas, sin saber muy bien ni qué estabas buscando.

Total, que tienes claro lo que quieres, pero por el camino dedicas gran parte de tus recursos a hacer cosas que directamente no tienen nada que ver con tu objetivo, o que te acercan muy lentamente a los resultados que deseas. 

En resumen, la productividad personal es como una fábrica de salchichas

Necesitas tener una carne de calidad, objetivos que te importen de verdad, que merezca la pena hacer el esfuerzo necesario para alcanzarlos y una maquinaria bien engrasada, que funcione bien, sin averías, sin paradas constantes…

Ser muy eficaz pero poco eficiente, te llevará a acercarte a lo que quieres, pero desperdiciando muchos recursos en el camino. Ser muy eficientes, pero poco eficaz, te dará la sensación de que haces muchas cosas pero de que no avanzas en lo que de verdad te importa.

A3Coaching

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