PLANIFICACIÓN SEMANAL: SIMPLIFICA TU TRABAJO
¿Planificar desde cero? No, gracias
Tienes ganas de mejorar tu productividad y de gestionar mejor tu tiempo. Pero te bloquea ponerte a pensar en TODOOOO lo que tienes por delante, hacer una lista, decidir cuando hacer cada cosa, cuánto tiempo dedicarle a cada tarea, priorizarlas,…
Te ocurre como a muchos de mis clientes, para los cuales pensar en planificar desde cero, les da tal pereza que ni siquiera lo intentan. O, en el mejor de los casos, lo hacen un par de veces y desisten.
¿Por dónde empiezo? ¿Qué hago hoy? ¿Cuánto hace que no le dedico tiempo a hacer esto, o esto otro?
Planificación semanal con «la semana ideal»
La buena noticia es que NO es necesario ponerse a planificar tu horario cada vez desde cero. No necesitas abrir la agenda en blanco y ponerte a pensar cada día por dónde empezar!
Hoy te presento una de las herramientas más eficaces en la gestión de tiempo: la realización de un horario semanal estándar.
¿En qué consiste? En un sistema de bloques para los que sistemáticamente defines unos horarios fijos para las tareas que se repiten una semana si, y otra también. Y, entre unos bloques y otros, dejas espacios para las actividades puntuales o imprevistos que puedan aparecer.
De esta forma tendrás todos los días claro «lo que toca hacer» y el tiempo que le vas a dedicar.
Es cierto que realizar bien la plantilla de planificación semanal te va a llevar cierto trabajo, pero una vez realizada la plantilla, te evitas estar dedicando tiempo y esfuerzo a pensar en qué es lo siguiente, en recordar si te estás olvidando algo importante, o plantearte tus prioridades.
Es algo parecido al horario que tenias en el cole ;). Siempre sabes lo que te toca hacer…
Así que vamos a ello. Veamos los pasos necesarios para preparar tu plantilla de «la semana ideal».
PASO 1 de la planificación semanal:
Lo primero es saber qué actividades quieres / tienes que hacer en el tiempo que quieres planificar, que puede ser profesional, personal, o ambos.
Por ejemplo, en mi caso:
- Sesiones con clientes
- Estudio
- Visitas a empresas
- Formaciones
- Preparación de formaciones
- Facturación
- …
¡Fijate bien! No se trata de poner con qué cliente es la sesión, sino qué tipo de actividad vas a realizar. Si luego la sesión es con María o con Pablo, es algo que ya se definirá cada semana!
PASO 2 de la planificación semanal:
Prepara o imprime una plantilla horario en la que poder hacer bloques, pintar y colorear la planificación de tu «semana ideal».
La puedes hacer en excel, por ejemplo, lo que te permitirá ir modificando las mejoras que vayas detectando sobre la marcha, sin tener que empezar de cero.
O puedes utilizar una de esas plantillas ya prefabricadas de planificacion semanal que se utilizan en el escritorio.
PASO 3 de la planificación semanal:
Establece los tiempos que vas a necesitar para cada actividad.
En las actividades del ejemplo tendrás que calcular cuántos clientes tienes de media y el tiempo que pasas con ellos, cuántas horas dedicas al estudio, etc…
En este paso es muy habitual no saber realmente el tiempo que dedicamos a cada actividad. Por ello, es muy interesante que durante un par de semanas apuntes el tiempo que necesitas para hacer cada tarea.
¿Necesitas 1 hora a la semana para preparar la formación, o tal vez 5? No saber en qué intervalos de tiempo te mueves hace que planificar sea mucho más complicado, no crees? ¡Entonces empieza a trabajar en ello!
PASO 4 de la planificación semanal:
Inserta en el horario semanal las actividades que tiene horario fijo y que no se pueden mover.
Por ejemplo, si la formación la imparto lunes, miércoles y viernes de 10:00 -14:00, ese espacio se marca como un mismo bloque inamovible.
Otra cosa es el tiempo que necesite para prepararla… Ese lo tendré que definir en el paso siguiente.
PASO 5 de la planificación semanal:
Reflexiona sobre cuál es el mejor momento para realizar el resto de actividades.
Es mejor hacer agrupaciones de actividades que te permitan avanzar con concentración. Trabajar en un tema de seguido mejora el resultado. Así, si por ejemplo tienes 8 visitas a clientes a la semana es mejor agruparlos en 2 días de cuatro clientes que tener uno o dos cada día.
También es importante que conozcas tu capacidad de concentración y energia a las diferentes horas del día para poder gestionar los bloques. ¿Eres capaz de estar concentrado 30 minutos, 1 hora o 2 horas seguidas? Según tu respuesta podrás organizar tus bloques de más o menos tiempo.
¿Por las mañanas trabajas a tope o no eres persona hasta despues del almuerzo? Cómo tu eres, se debe reflejar en la planificación de tu trabajo.
PASO 6 de la planificación semanal:
Mejora, mejora y mejora.
Haz un primer borrador y mira lo que se cumple y lo que no. Mejora la planificación de la semana para la siguiente semana y vuelve a evaluar.
Llegará un momento en que las variaciones de una semana a la siguiente sean mínimas, y siempre tengas presente qué vas a hacer, qué tiempo le vas a dedicar y cuáles son tus prioridades casi sin ningún esfuerzo.
¡Enhorabuena! Significa que ya tendrás una forma sencilla para planificar. Objetivo conseguido.
¡Pruébalo! Y si ves que necesitas ayuda para tener tu semana ideal definida y hacer que tu gestión del tiempo sea sencilla y enfocada en las verdaderas prioridades, ponte en contacto conmigo y vemos cómo te puedo ayudar!
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