Metodología GTD

Dentro de las muchas herramientas que existen para gestionar el tiempo y ser más productivos una de las que más seguidores tiene es la metodología GTD que surgió a partir del libro de David Allen «Getting Things Done», traducido al castellano como «Organízate con eficacia». Y aunque en este artículo sólo entremos a introducir el tema de GTD, es lo suficientemente extenso como para dividirlo en dos partes.

¿Qué es GTD? ¿Para qué sirve?

GTD da respuesta a cómo gestionar toda la información que recibimos a lo largo del día, tanto las ideas que surgen en tu cabeza como las que aparecen por activación externa: tareas, proyectos, acciones,…

Con esta metodología no vamos a diferenciar las tareas en función de su correspondencia con la vida profesional y personal, ya que también nuestro cerebro considera a la persona en su totalidad. De hecho es bastante habitual que estando en casa nos acordemos de algo que tenemos que hacer delante del ordenador, o que cuando estemos dando un paseo nos acordemos de un recado que tenemos que hacer al día siguiente.

Trabajar bajo la estructura de la metodología GTD implica introducir unos hábitos nuevos que cumpliremos a rajatabla y que nos permitirán gestiona mejor nuestro tiempo y ser más productivos.

La estructura de gestión: los 5 pasos

Recopilar:

El primer hábito a introducir de la metodología GTD consiste en conocer dónde dejar toda la información que tenemos que gestionar diariamente. Empezaremos por sacar todo lo que tenemos en la cabeza y ponerlo en la «bandeja de entrada» que será un lugar (físico u online), donde tengamos la seguridad de que no se va a perder ni a olvidar ni a traspapelar.

La idea básica es que TODO, absolutamente TODO esté fuera de la capacidad de memorización de mi cerebro, que por otro lado, siempre es limitada. Y que ese TODO esté almacenado en el sitio o sitios que yo defina.

Este primer paso es fundamental para que funcione la metodología GTD, pero tiene una complicación. No toda la información está en el mismo formato. Podemos tener una idea en la cabeza sobre un boceto para dibujar, y a la vez acordarnos de hacer copia de las llaves de casa. O tal vez la información que necesitemos haya venido por un mensaje al móvil o un folleto que nos han repartido al buzón. Para gestionar la información que nos llega en formatos tan diferentes, necesitaremos tener tantas «bandejas de entrada» como sean necesarias. Empezando por una simple libreta de notas, una caja donde metamos toda la información en formato físico o el propio correo electrónico.

Para facilitar esta labor yo me ayudo de una herramienta muy útil que se llama Evernote. Puedes bajarte evernote en el móvil y sincronizarlo con la versión que tiene en el ordenador, de forma que todo lo que anotes en un sitio te aparezca automáticamente en el otro. Lo bueno de esta herramienta es que te permite recopilar información en muy diferentes formatos: puedes hacer una foto, utilizarlo como grabadora, escribir notas, guardar un link (por ejemplo de un artículo que te interesa mientras navegas pero en ese momento no puedes leer, o de un vídeo de youtube,…). En definitiva te permite tener en el mismo sitio todo lo que necesites. Ideal para empezar con buen pie a trabajar con la metodología GTD. Además te permite clasificarlo por carpetas, con etiquetas, etc.. para buscarlo de forma fácil y rápida.

Procesar

Ya tenemos todo fuera de la cabeza, lo que en sí mismo ya es muy útil, porque así dejamos que nuestro cerebro se pueda centrar en otro tipo de actividades sin el estrés de que se nos olvidan las cosas.

En la metodología GTD el siguiente paso es el procesamiento que consiste en DECIDIR qué voy a hacer con esta información, qué pasos voy a dar para que todo lo que está en mi «bandeja de entrada» vaya de forma ordenada al sitio donde tiene que estar.

Primera regla de oro de la metodología GTD: nada se queda en la bandeja de entrada. Necesitamos procesar todas y cada una de las cosas que hayamos metido en ella. Y por supuesto, nada puede volver atrás!

Para gestionar esta información partiremos por hacernos una sencillas preguntas:

La primera y más importantes es ¿Qué es esto? ¿Sencillo, no? 😉

Vamos a ayudarnos de unos sencillos ejemplos:

1. Llamar a mi hermano para invitarle a comer el sábado.
2. Folleto de vacaciones en el buzón.
3. Echar gasolina al coche.
4. Terminar un informe para la reunión de mañana.

La siguiente pregunta que nos hacemos en GTD es si necesito realizar una acción con esa cosa…  De los 4 ejemplos anteriores el único que puede no necesitar una acción es el del folleto de las vacaciones.

Lo que no necesita acción:

Entonces, y siguiendo el guión plasmado en la foto, nos preguntaremos si el folleto lo quiero tirar o archivar. Suponiendo que ese tipo de vacaciones no me interesen lo tiraré a la papelera. En el caso de que puedan ser una opción pero ahora mismo no estoy planificando las vacaciones lo archivaré para tenerlo a mano más adelante.

Atención a este punto, que en mi opinión será la segunda regla de oro de la metodología GTD: tirar todo lo que hay que tirar. Tendemos a no tirar nada y esto nos agobia con mucha información que realmente no necesitamos y nunca vamos a volver a mirar. Tirar las cosas es un ejercicio muy saludable. Antes de archivarlo asegurémonos de que realmente me interesará en el futuro

Lo que necesita acción:

Menos de 2 minutos:

Ahora seguimos con las preguntas. Cogemos las 3 cosas que siguen en mi bandeja de entrada y que si necesitan una acción para llevarse a cabo y abordamos la tercera regla de oro de la metodología GTD. ¿Alguna de estas acciones se puede realizar en menos de 2 minutos? En caso afirmativo, sin duda este es el momento de hacerlo y eliminarlo de nuestra lista de tareas pendientes.

Cualquier cosa que requiera muy poco tiempo el realizarla es mejor hacerla y cerrarla, que anotarla y posponerla. En estos ejemplos la llamada a mi hermano sería una acción para realizarla ya sin más dilación (a no ser que mi hermano sea de lo  que cogen el teléfono y se enrollan media hora a hablar, claro!).

Si la acción nos va a llevar más tiempo, entonces no cometamos el error de dejarnos llevar y ponernos a hacerlo ahora. Cada cosa a su tiempo. Si estamos procesando es porque hemos decidido que esto es lo más importante para hacer ahora. Lo terminamos y luego gestionamos el resto de tareas.

Delegable:

Una de las preguntas más importantes que nos tenemos que plantear a la hora de procesar en la metodología GTD, es la de si la tarea es delegable. En mis ejemplos lo único que podría intentar delegar será la acción de echar gasolina (si se dejan :)). En este caso y aunque echar gasolina si es una acción que necesita más de 2 minutos para ser realizada, la acción de llamarle a alguien para que lo haga seguramente si se podrá realizar en menos de 2 minutos, por lo que siguiendo la tercera regla de oro, haremos la llamada ahora mismo.

En otras ocasiones, tal vez sea algo que tiene que hacer el departamento de compras, por lo que procederemos igual, enviando un correo o rellenando una solicitud, acciones que nos llevará un tiempo mínimo y que nos asegurarán que no se posponen tareas que no cuesta realizar. En este caso de la delegación, tendremos en cuenta que necesitaremos hacer un seguimiento para comprobar que la tarea ha sido realizada, seguimiento que, según la metodología GTD, agendaremos para asegurarnos que no se nos olvide realizar.

Agendar:

En cuanto al resto de tipos de tareas también procederemos a gestionarlas, pero de esto ya hablaremos en el siguiente post!