La semana pasada publiqué este artículo sobre reducir imprevistos en la web de Emprenderalia, que quiero compartir también en este foro con vosotros.
http://www.emprenderalia.com/actuar-contra-los-imprevistos-es-posible-y-necesario/

Decir que la planificación es la gran aliada a la hora de organizarnos y ser productivos en nuestro día a día, es algo evidente.

Necesitamos dedicar una o dos horas a la semana a planificar y definir tiempos de trabajo según la importancia de cada actividad y no ser esclavo de la inercia de cada día.

En este sentido, levantarnos cada día con un objetivo claro en la cabeza de qué queremos conseguir hoy, y cómo vamos a hacerlo, ahorra mucha energía y aporta eficacia a las horas de trabajo.

Y, sin embargo, lo cierto es que me encuentro muchas personas, que incluso siendo conscientes del beneficio de planificar, no se sientan a hacerlo.

Les resulta una pérdida de tiempo, porque su día está lleno de imprevistos que hacen imposible llevar a cabo su planificación.

¡Para qué intentarlo! Directamente asumen que sus horas sean gestionadas por los imprevistos en vez de por sus metas y objetivos.

Pero la pregunta es: ¿Realmente es imposible controlarlos? ¿Hasta qué punto los imprevistos son imprevisibles? 

¿Te gustaría eliminar los imprevistos de tu día y poder dedicar el tiempo a lo que realmente es importante para ti y para tu negocio?

Sistema para reducir imprevistos

Te propongo una solución.

1.- Anota cada día los imprevistos que te surgen y el tiempo que les dedicas

2.- Analiza qué podrías hacer en el futuro para que no vuelva a suceder.

3.- Planificalos sistematizando las soluciones

Seguramente con esta sencilla herramienta y un poco de reflexión descubrirás que la mayor parte de los imprevistos que controlan tu día no son tales y, no sólo pueden ser previstos, sino que podrás planificarlo como el resto de tus actividades.

¿Un ejemplo? Vamos a ello…

1.- Identificas que muchos imprevistos aparecen por atender a personas sin cita. Clientes, proveedores,… que se presenta en tu despacho sin tener cita y a las que “tienes que atender”.

2.- Analizas qué acciones puedes poner en marcha para evitarlo. Por ejemplo:

• Planificar citas sistemáticas con los proveedores y con los clientes con fecha y hora (si están citados contigo mañana a las 10:00 seguramente no tendrán la necesidad de aparecer hoy sin avisar).
• Decirles que no puedes atenderlos (tienes una reunión) y darles cita para otro momento. Esto no evita la interrupción de 5 minutos, pero sí que dediques 1 o 2 horas a una actividad que en ese momento no es la prioritaria. Además sirve para “educarlos” en que no siempre vas a estar disponible al 100% y por lo tanto sientan la necesidad de llamar antes para ver si vas a poder atenderles.
• Poner un horario de “visitas” en la puerta de tu oficina,…

3.- Sistematizas la solución. Una vez elegida la opción que mejor te vaya, empieza a sistematizarla para operar siempre de la misma manera. Y comunica los cambios a las personas implicadas.

Tu eres el responsable de lo que ocurre con tu tiempo y de decidir a qué dedicas tus horas de trabajo.

Tú tienes la responsabilidad personal y profesional de cambiar lo que no te sirve.

Todos, en ocasiones, sentimos que no poseemos del tiempo necesario para lo que realmente importa en nuestro negocio o nuestra vida, y tendemos a dejar para lo último lo que es esencial. Pero no tiene por qué ser así. Haz la prueba. Pon un poco de autocrítica en tu día a día y modifica aquello que no te deja avanzar. Todo es empezar.